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解读档案整理原则与流程
作者:????????来源:???????????时间:2019/6/11 11:35:02
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《规则》最根本的特点,就是以件为整理单位,进行归档文件的整理工作。按件整理归档文件虽然存在手工管理时检索和清点较为困难等弊端,但在信息化管理日渐普及的当下,以件为单位进行整理的方法符合“简化整理,深化检索”的原则,降低了档案工作人员掌握和操作的难度,并使纸质文件材料与电子文件的整理更加有效地联结起来,对于提高归档齐全完整程度和档案整理规范化水平,推动电子文件管理具有重要意义。

一、整理原则

I、归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系

文件伴随着机关、团体和社会组织的职能活动产生,有其自身的形成规律和特点。2012年印发的《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》对公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文处理等作了明确规定和详细要求,为各个机关公文办理提供了统一的规范和标准。这些规范和标准,连同长期以来各机关在文件处理过程中形成的习惯做法,以及办公自动化条件下电子文件形成的特殊要求,构成了文件形成的一般规律。遵循文件的形成规律对归档文件进行整理,实际上是将整理作为文件形成的自然延续过程,能够最大限度减少个人对文件材料的人工干预,提升文件整理质量。《规则》组件中件的构成、件内文件排序等内容就充分体现了这一原则。比如机关在收文时,一般会在签收、登记后,粘贴收文处理单,然后再对收文进行办理。在这种情况下,收文处理单与收文就组成了一“件”,在收文处理单和收文的排序上,自然是收文处理单在前,收文在后。机关在发文时,通常需要先拟稿、填写发文稿纸,再按照文件办理程序对拟稿进行修改,形成定稿,最后依据定稿进行印制、核发正本,完成发文过程。在这种情况下,定稿、发文稿纸、正本组成一件,排列顺序自然就是正本在前,发文稿纸和定稿在后。

在归档文件整理中,必须保持文件之间的有机联系。文件之间有机联系是指文件在产生和处理过程中,在来源、时间、内容等方面形成的内在关联性,这种关联性既记录了文件之间及文件组件之间的相互关系,也为档案记录的完整性和有序性提供了保障。因而,在归档文件整理中保持文件之间的有机联系,既能更好地反映机关主要工作活动的历史面貌,也便于日后的检索和利用。在具体操作上,《规则》在实体分类时,将归档文件按照不同年度、不同机构(问题)等形成时的客观规律进行相对集中,维护不同文件之间的有机联系;在最低一级类目内排列文件时,强调按时间结合事由排列,将同一事由形成的文件排列在一起,使文件之间的有机联系得以充分体现。

2、归档文件整理应区分不同价值,便于保管和利用

文件的价值是由它的内容及其对本机关工作的作用、对未来研究历史的作用决定的。就一个机关文件的价值而言,不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档,也不是所有归档文件都要永久保存。这就要求在归档和整理时做好两项工作:一是根据机关文件材料归档范围的规定,区分归档与不归档文件;二是根据文书档案保管期限表的规定,区分文件价值,划定不同的保管期限。《规则》从分类开始,就将不同保管期限的文件区分开来,为有针对性地开展后续工作打下了基础。

便于保管、方便利用是归档文件整理工作的重要目标。便于保管,就是通过区别文件材料的不同价值,采取不同的保管策略,以提高管理工作的效能;方便利用,就是要保持文件材料之间的有机联系,以提高归档文件的查全率和查准率。因此,便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值的基础之上的。同时,便于保管和方便利用也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。《规则》推行文件级整理,正是在新形势下对这一原则的合理运用。

3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理

这是《规则》修订提出的全新整理原则。在信息化条件下,归档文件整理必须统筹考虑纸质文件材料和电子文件的整理要求,避免因两类归档文件整理的基本原则、基本方法不同而带来的诸多问题9解决这一问题的基本思路就是实现信息化条件下的文档一体化管理,即将公文处理与档案管理相结合,充分利用文书处理过程中形成的数据信息和工作成果,使文书工作和归档文件的整理形成一个有序的整体,从而简化文件整理归档工作,提高工作效率。同传统立卷方法相比,按件整理文件材料更加适合文档一体化管理要求,即可以将纸质文件材料整理与电子文件整理统一起来,尽量用电子文件管理的思路和方法去引领归档文件整理,进而实现纸质文件材料和电子文件统一标准、统一整理、统一管理的要求。文档一体化管理要求,应避免用纸质文件材料整理中的一些手工管理方式去要求电子文件的整理。比如,在实践中存在的将电子文件以盒为单位进行整理的现象,就是机械照搬纸质文件材料整理的一种做法,既无谓增加整理步骤和工作量,又增加了检索层次,影响检索效率,是不可取的。

从长远看,由利用计算机对纸质归档文件进行辅助管理过渡到利用计算机对电子文件进行管理是必然趋势。因而,调整归档文件整理流程,使办理完毕的文件能够直接进人整理环节,同时,尽量以文书处理环节生成的项目来组织检索条目,使归档工作更加贴近文书、业务员的工作实际,这是归档文件整理必须把握的重要原则。归档文件整理能否符合文档一体化管理要求,是否便于计算机管理或计算机辅助管理,是归档文件整理顺应形势发展,在信息化条件下顺利推进相关工作的关键。《规则》修订时优化整理流程、统一室编件号和馆编件号、增加档号编制等内容都是为了使归档文件的整理能够与文档一体化的管理要求相一致。

4、归档文件整理应保证纸质文件材料和电子文件整理协调统一

从目前的情况来看,纸质文件材料与电子文件在较长的时间内会并行存在。在这种情况下,保证二者的协调统一是进行归档文件整理必须面对的问题。要实现二者协调统一,首先要统筹规划公文处理和档案管理工作。在公文处理环节前置档案管理的部分要求,在档案管理环节继续采用文书处理阶段产生的相关信息,使二者成为一个有机整体,解决文件价值判断脱节、文件和档案管理信息不一致、电子文件元数据丢失等问题,以提高归档文件的整理效率。其次要考虑归档文件整理的基本方法。在信息化条件下,一般应将归档电子文件为第一整理对象,先在归档系统上完成电子文件的整理,再据此整理纸质归档文件,以便充分利用文书处理环节形成的管理信息,保持整理工作的一致性和稳定性。

二、整理流程

《规则》规定,归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等),使之有序化的过程。在这个过程中,组件、分类、排列、编号、编目是纸质归档文件与电子文件整理的通用整理流程,亦即归档文件整理的一般要求。此外,纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架等整理流程,电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理流程。

具体来说,纸质文件材料的整理流程包括:组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架。与之相对应,电子文件的整理流程包括:组件、格式转换、元数据收集、分类、排列、编号、编目、归档数据包组织、存储等。

、双套制环境下归档文件整理模式

所谓双套制,是指文件归档后纸质文件和电子文件共存的归档制度,亦称为双套归档。双套制的实现,可以是将具有重要作用和长远查考价值的电子文件转化为纸质文件,也可以是对利用率高的纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。中共中央办公厅、国务院办公厅《电子文件管理暂行办法》(厅字〔2009〕39号)第十六条规定,“具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件,应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档”,体现了重要文件“双套制”整理的思想。

在机关档案实际工作中,应以文档一体化管理为基础,充分发挥信息化管理优势,简化纸质归档文件整理方法,共享纸质归档文件和归档文件数字化副本、电子文件管理信息,采取切实可行的办法保障纸质归档文件和归档文件数字化副本、电子文件的联系,降低机关档案双套制整理成本,提高档案整理效率。

1、纸质归档文件收集与整理为主的机关,应按照以下模式开展归档文件整理。

(1)收到的电子文件应打印形成纸质文件,连同收到的纸质文件和本单位形成的纸质文件一并以纸质形态进行文件流转处理。

(2)纸质文件流转完毕后,由文书部门、业务部门人员对文件进行价值鉴定,有归档价值的文件应直接确定保管期限,对文件进行分类整理,并赋予档号,完成纸质文件整理。

(3)收到的电子文件、纸质文件的数字化成果合并整理为电子档案,电子档案应与整理完毕的纸质档案采取相同的保管期限、分类排列方法,并编制相同的档号,与纸质档案一体化进行管理。

2、电子文件收集与整理为主的机关,应按照以下模式开展归档文件整理。

1)收到的纸质文件应数字化形成数字化副本,连同接收的电子文件和本单位形成的电子文件一并以电子形态进人办公系统,进行文件流转处理。

(2)电子文件、纸质文件数字化副本流转完毕后,由文书部门、业务部门人员对文件进行价值鉴定,有归档价值的文件应直接确定保管期限,进行分类整理,并赋予档号,完成电子文件整理。

〈3)收到的纸质归档文件、电子文件的打印版本合并整理为纸质档案,纸质档案应与整理完毕的电子档案采取相同的保管期限、分类排列方法,并编制相同的档号,与电子档案一体化进行管理。



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